MỚI SANG NHẬT: TOP 9 GIẤY TỜ QUAN TRỌNG BẬC NHẤT PHẢI "NẰM LÒNG" VÀ GIỮ KỸ

MỚI SANG NHẬT: TOP 9 GIẤY TỜ QUAN TRỌNG BẬC NHẤT PHẢI "NẰM LÒNG" VÀ GIỮ KỸ

Đối với các bạn Tân du học sinh, Thực tập sinh hay Kỹ sư mới đặt chân đến xứ sở Phù Tang, việc quản lý giấy tờ cá nhân luôn là một bài toán nan giải. Do chưa quen với cuộc sống mới, rất nhiều bạn đã rơi vào tình huống dở khóc dở cười:

• Vô tình làm mất các giấy tờ gốc.

• Không biết giấy tờ nào dùng vào việc nào.

• Để người khác giữ hộ giấy tờ tùy thân.

• Đến lúc cần làm thủ tục gấp mới cuống cuồng đi tìm.

Tại Nhật Bản, giấy tờ là "vật bất ly thân" và có vai trò quyết định. Việc làm mất hoặc thiếu hụt giấy tờ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến: Công việc hiện tại, quyền lợi bảo hiểm, quá trình chuyển việc, thủ tục hoàn thuế và đặc biệt là việc gia hạn Visa/Tư cách lưu trú sau này.

Dưới đây là tổng hợp chi tiết 9 loại giấy tờ quan trọng nhất mà bất kỳ ai sống tại Nhật cũng phải giữ gìn cẩn thận:

1. 在留カード (Zairyu Card) — Thẻ cư trú

Đây là giấy tờ quan trọng số một chứng minh bạn đang hợp pháp sinh sống và làm việc tại Nhật.

• Công dụng: Dùng trong mọi thủ tục cốt lõi như mở tài khoản ngân hàng, mua sim điện thoại, đăng ký thuê nhà, đi làm và gia hạn visa.

• Lưu ý bắt buộc: Luôn mang theo người 24/7. Cảnh sát Nhật Bản có quyền kiểm tra hành chính bất kỳ lúc nào, nếu không xuất trình được bạn có thể bị phạt. Tuyệt đối không cho người khác mượn hoặc giữ hộ dưới mọi hình thức.

2. マイナンバー (My Number) — Thẻ số cá nhân

Tương tự như căn cước công dân hoặc mã số định danh tại Việt Nam.

• Công dụng: Quản lý các thông tin về thuế, bảo hiểm, khai báo lương và các thủ tục hành chính tại quận/thành phố (Shiyakusho).

• Lưu ý bắt buộc: Bảo mật tuyệt đối. Không chụp ảnh đăng lên mạng xã hội hoặc cung cấp số My Number cho người không có thẩm quyền vì nguy cơ bị đánh cắp thông tin cá nhân rất cao.

3. 保険証 (Hokencho) — Thẻ bảo hiểm y tế

Tấm bùa hộ mệnh cho sức khỏe của bạn khi ở đất nước có chi phí y tế đắt đỏ như Nhật Bản.

• Công dụng: Xuất trình khi đi khám bệnh, uống thuốc tại bệnh viện/phòng khám.

• Quyền lợi: Khi có thẻ bảo hiểm hợp pháp, bạn chỉ phải chi trả khoảng 30% tổng viện phí. Nếu không có bảo hiểm, chi phí điều trị sẽ là một con số khổng lồ.

• Lưu ý: Khi chuyển việc hoặc nghỉ việc, hãy chủ động kiểm tra xem thẻ bảo hiểm cũ còn hiệu lực hay không để kịp thời làm thẻ mới.

4. 通帳・キャッシュカード — Sổ và thẻ ngân hàng

Tại Nhật, hầu hết các giao dịch tài chính từ nhận lương đến đóng tiền điện, nước, mạng internet, thuế, bảo hiểm... đều thực hiện qua tài khoản ngân hàng.

• Lưu ý bắt buộc: Giữ kỹ cả thẻ ATM lẫn sổ tài khoản. Tuyệt đối không chia sẻ mật khẩu (PIN) hoặc giao thẻ cho người khác sử dụng nhằm tránh các rắc rối liên quan đến tội phạm tài chính.

5. 雇用契約書 — Hợp đồng lao động

Nhiều bạn đi làm thường có thói quen ký xong rồi bỏ qua, không đọc kỹ và không giữ lại bản sao.

• Công dụng: Đây là văn bản pháp lý tối cao bảo vệ quyền lợi của bạn. Khi xảy ra bất kỳ tranh chấp nào về lương bổng, giờ làm việc, ngày nghỉ, hay tiền tăng ca (zangyou)... nếu không có hợp đồng lao động, bạn sẽ rất khó để đối thoại với chủ lao động hoặc cơ quan pháp luật.

• Lưu ý: Hãy yêu cầu công ty cấp và giữ lại một bản ngay khi nhận việc.

6. 給与明細 (Kyuyo Meisei) — Bảng lương hàng tháng

Đừng thấy bảng lương chỉ là tờ giấy nhỏ hay file điện tử mà tùy tiện vứt đi sau khi nhận tiền.

• Công dụng: Bảng lương là bằng chứng pháp lý cực kỳ quan trọng dùng để: Xin/gia hạn Visa, chứng minh thu nhập khi chuyển việc, bảo lãnh người thân, hoặc đối chiếu xem công ty có trừ đúng/sai các khoản thuế và bảo hiểm của bạn hay không.

• Lưu ý: Nên lập một folder lưu trữ lại toàn bộ bảng lương theo từng tháng.

7. 源泉徴収票 (Gensen Choshu Hyo) — Giấy tổng kết thu nhập và thuế cuối năm

Tờ giấy này thường được công ty phát cho bạn vào dịp cuối năm hoặc ngay sau khi bạn nghỉ việc.

• Công dụng: Dùng để thực hiện thủ tục khai thuế, hoàn thuế (lấy lại tiền thuế nộp thừa), nộp hồ sơ chuyển việc và làm hồ sơ gia hạn visa lên Cục Xuất Nhập Cảnh.

• Lưu ý: Nếu bạn nghỉ việc giữa chừng, hãy nhớ yêu cầu công ty cũ chốt và gửi lại tờ giấy này cho bạn.

8. 年金手帳 / 基礎年金番号 — Sổ lương hưu / Mã số lương hưu cơ bản

Giấy tờ này liên quan trực tiếp đến tiền lương hưu (Nenkin) mà bạn đóng hàng tháng.

• Công dụng: Dùng để làm hồ sơ an sinh xã hội tại Nhật và đặc biệt là dùng để làm thủ tục xin hoàn tiền Nenkin sau khi bạn kết thúc chương trình học tập/làm việc để về nước (nếu đủ điều kiện theo quy định).

9. 住民票 (Juminhyo) — Giấy xác nhận cư trú

Đây là tờ giấy bạn có thể dễ dàng xin tại Shiyakusho (Ủy ban quận/thành phố) hoặc in tại các cửa hàng tiện lợi Kombini (nếu có thẻ My Number cứng).

• Công dụng: Dùng để xác minh địa chỉ cư trú hợp pháp của bạn khi làm các thủ tục lớn như mua xe, đăng ký kết hôn, hoặc bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của Cục Xuất Nhập Cảnh.

💡 Lời khuyên từ Du học Seiko:

Để quản lý tốt quỹ giấy tờ đồ sộ này, ngay khi sang Nhật, bạn nên chuẩn bị sẵn một Folder (cặp nhiều ngăn) chuyên dụng. Chia từng ngăn rõ ràng cho từng loại giấy tờ và cất ở nơi an toàn, dễ nhớ nhất trong nhà. Chụp ảnh lưu lại tất cả mặt trước/sau của các loại thẻ vào điện thoại để phòng trường hợp khẩn cấp.

👉 Chúc các bạn nhanh chóng thích nghi với cuộc sống mới tại Nhật Bản! Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về thủ tục, hồ sơ hay cuộc sống bên Nhật, đừng ngần ngại liên hệ với Du học Seiko để được hỗ trợ nhé!

• Hotline: 0973 828 662

• Địa chỉ: Số 02, LKH 03 Vinaconex9, Đại lộ Lê Nin, Vinh Phú, Nghệ An.